【疫情防控 党办在行动】系列报道(三十六)——大型电视电话会议如何做好组织服务?

作者: 时间:2020-05-11 点击数:

电视电话会议具有覆盖面广、组织便捷、务实高效等特点。通过总结电视电话会议组织服务的经验做法,尝试探索其中规律,以期组织服务工作更加规范、严密、顺畅。

合理选择会场

大型电视电话会议一般设一个主会场、若干分会场。各会场的选择要根据会议形式、规模、技术条件和配套服务等因素综合确定,注意是否具备电视电话会议会场专用线路、设备,或是否具备临时架设相关设备的技术条件,涉密会议还要充分考虑安全、保密等因素。

关于主会场,一般设置独立的主席台,高度、宽度、进深应当合适,对面及两侧有足够空间布置各类屏幕;其次要有空间适宜的台下会场,大小应满足参会人数需要,尽量方正,会场前排与主席台之间要留有适当距离。

关于分会场,最好选择阶梯式会场,可更好展示参会人员整体画面,减少前排对后排的遮挡;不是阶梯会场的,拍摄分会场的摄像头位置不能过低,尽量照顾会场全景。分会场一般不再单设主席台,参会人员均面向显示主会场画面的大屏幕就座。各分会场的形式和布局应尽量统一。

科学布置会场

电视电话会议会场布置除了符合与现场会议相同的常规要素外,重点要关注主会场与各分会场的交流安排,特别是屏幕设置要尽量符合日常交流习惯,满足全体人员观看需要。要通过统一规范的会场布置和科学的屏幕设置,提升会议的整体感。

主会场布置。应重点考虑两个方面:一方面是供主席台就座人员观看的屏幕。一般设置在主席台与台下会场第一排之间位置,且不能对主席台与台下会场人员之间目光交流造成影响。若主席台较宽,应多设置几块屏幕,左右对称,避免主席台就座人员转头向侧面观看。若主席台与台下会场之间距离不够,也可将屏幕设置在会场正后方,屏幕尺寸应满足清晰观看需要,高度要适宜。另一方面是供主会场台下就座人员观看的屏幕。一般布置在两个区域,一是在主席台两侧,面向台下会场,尺寸高度应满足整个会场尤其是后排人员清晰观看需要;二是在主席台与台下会场第一排之间,方便台下前排就座人员观看,避免前排人员频繁转头向侧面观看。

分会场布置。需重点关注供参会人员观看的大屏幕,应设置在会场正前方,尺寸满足会场全体人员清晰观看需要,不能过高或过低,以人员端坐平视为宜。分会场还要设置统一会标,标明分会场规范名称,一般通过技术手段直接显示在本会场画面的右下角,注意不要遮挡分会场应显示的其他要素。

发言人位置安排。根据会议议程,部分会议需安排主会场或分会场人员发言,可根据需要单设发言席,背景简洁、单人出镜、规格统一,安排单独镜头从正面平视角度拍摄发言人,各发言人在画面中的比例应保持一致。

周密做好会前准备

组织一场大型电视电话会议前,务必扎实周密做好会务组织和技术保障等各方面准备工作,详细制定会务组织服务工作方案、视频切换脚本、特殊情况应对预案等。

建立协同高效的会务工作体系。既要保证会务组织和技术保障两个团队统一行动、无缝衔接,又要保证主会场和分会场工作人员联络通畅、反应迅速。应提前召开相关方面参加的会务工作协调会,建立主会场和分会场工作人员联络机制,明确分工,压实责任。

提供安全流畅的信息技术保障。技术上要确保画面和声音同步、流畅,不能卡顿,更不能发生“掉线”“断线”等情况,一般应准备双路保障,且能“无缝切换”。要营造主会场与各分会场整体一致的氛围,通过合理布置拾音器,打通环境音效,主会场响起的热烈掌声等能够实时传递到各分会场,增强会议现场感,营造主会场与分会场良好互动氛围。会前1至2天要与各分会场联调联试,会务组织人员和技术保障人员协作配合,逐一检查落实各要素,发现问题及时解决。

预制详细准确的视频切换脚本。电视电话会议交流的主要渠道是视频画面和声音传播,做好画面切换,适时展示会议全景和重点环节,可大大提升会议效果。视频切换脚本要精准化、精细化,提前制定每块屏幕不同时间段展示的具体内容。

一方面,要根据不同人员需要展示不同画面。主席台就座人员需看到主会场和各分会场画面,主会场台下就座人员需看到各分会场画面,分会场就座人员既需看到主会场主席台画面、又需看到主会场台下画面。

另一方面,要区分展示会议的“焦点”“重点”和“全景”。作讲话的领导同志、主持人、发言人是会议的“焦点”,尤其是领导同志重点强调或脱稿讲话的精彩镜头,要充分展示;主席台是会议的“重点”,要安排专门的画面展示,还要适时展示主席台每位领导的单人画面;主会场和各分会场是会议的“全景”,要注意交待清楚,若分会场数量较多,应轮流展示,提前编排好分会场画面的顺序和时长。

精心做好现场服务

现场服务的主要任务是确保会议各项议程按既定方案执行,维护好主会场和分会场秩序,对出现的特殊情况及时应对处理,确保会议效果。会前1小时左右应再次与各分会场进行联调联试,对会议各要素进行最后的检查落实。检查完毕后至领导同志入场前的准备时间,主会场音频和画面可先切走,播放备用视频,待会议即将开始前再同步显示。会议开始后应密切关注会议进程并提前作好相关准备。

比如,领导同志快入场前,镜头应提前切到进场方向;发言人准备发言时,一般提前到发言席就座,画面也要及时切换到位;要关注会场情况,如有违反会场秩序和会风会纪的情况要及时提醒纠正,等等。会议过程中还要及时发现特殊情况,准确研判、快速处置。

转自:秘书工作


Copyright@1952-2019 太原科技大学党委办公室.AllRightsReserved.      
  通讯地址:中国·山西省·太原市万柏林区窊流路66号太原科技大学党委办公室    
  邮编:030024  单位电话:0351-6998233  监督电话:0351-6998040  电子邮箱:dangban@tyust.edu.cn